招聘房务部秘书 Rooms Secretary_上海锦江汤臣洲际大酒店招聘信息-最佳东方

Required Skills –

技能要求

· Good communication and adequate administrative skills

· 良好的沟通能力和充足的行政管理技能

· Interact with customers, employees and third parties that reflects highly on the hotel, the brand and the company.

完全代表酒店、品牌和公司与顾客、员工和第三方交往的能力。

Qualifications

资历

· Bachelor’s Degree or Diploma in English, Hospitality Management or Administrative Management

· 英语、酒店管理、行政管理的本科学历

· Must be self-motivated, proactive, goal driven, ambitious with the skills to be a role model and example. 必须自我激励、积极主动、雄心勃勃、以目标为导向，并具有作为行为榜样的技能。

· Leadership Skills, Problem solving, reasoning, motivating, organizational and training abilities.

具有领导能力，解决问题，推理，号召，组织和培训能力

Experience

工作经验

· Minimum 2 years work experience as secretary to Department Head in international hotels

· 最少两年担任国际品牌酒店部门经理秘书经验

Duties and Responsibilities 工作职责

· Deliver True Hospitality to our guests and colleagues

向我们的宾客和同事传递真正的待客之道

· Maintain the strictest confidentiality at all times on all matters

在任何情况下，一直保持最严格的机密性。

· Demonstrate familiarity with job tasks. Co-ordinate and arrange activities accorded to the FO office.

熟悉工作任务, 协调和安排部门活动。

· Be initiative to assist department head’s daily work, push and follow up task results.

主动地协助部门经理的每日工作，督促和跟进部门工作结果。

· Appraise department head of the day to day activities of the section, set alert.

掌握每日前厅部管理层的每日安排, 并及时提醒。

· Arrange appointments and meetings for the department head, recording same in diary and ensure the department head has the appropriate documentation for each appointment

为前厅部管理层安排约会与会议，记录相同的纪要和保证前厅部管理层有一份一致的记录。

· Attend meetings such as Department Heads Meeting, Executive Committee Meeting and others as directed by the department head

根据前厅部管理层的安排，参加会议，例如：各部门总监会议和执行委员会。

· Take minutes of attended meetings, accurately transcribe and circulate to appropriate personnel

记录参加会议的内容，并准确抄录和分发给合适的人员。

· Inform related parties up on department head request, and trace the results. Feedback to manager initiatively.

根据部门经理需求做好相关部门及人员的上传下达及通知工作，并跟进结果。主动汇报结果。

· Share and push FO related record on time (Including Promotion tracking record, email address tracking record, my learning, departmental daily & monthly report, purchasing follow up, training record follow up, .)

及时查阅、分享并跟进督促前厅部相关跟踪记录。（包括餐饮推广、邮件记录、My Learning，部门日常和月度报告, 采购跟踪，培训记录跟踪等。）

· Prepare all documents (Memos, payment, task force agreement, artist form, FSMS Record, Fapiao etc) and follow up the process.

准备前厅部相关文档单据并配合各部门做好跟进工作（包括签报、单据表格、协议、报告、发票等）

· Maintain FO filing and trace system: SCM, ESS, Training Record, Meeting Minutes, etc.

维护和整理部门档案系统，如SCM, ESS, training record, 等。

· Collect information and data from related sections/department to update FO related report and deliver or submit them to related parties in time.

及时向各相关部门收集所需数据、信息，以更新前厅部相关报告，并发送或提交给有关部门。

· Arrange room and restaurant reservations for VIP guests/personnel. Perform hostess duties at staff, guest and other functions as required

为重要客户和人员安排房间和餐厅。根据需要，在员工、客人和其他活动中执行迎接服务职责。

· Prepare welcome kits and letters for Department Heads’ signature

为前厅部管理层签名准备欢迎文件夹和欢迎信

· Assess priorities of work and assist in organizing Department Heads’ priorities

提前预见安排工作的重要性，协助前厅部管理层工作安排。

· Prepare replies to routine correspondence for Department heads’ signature

为前厅部管理层的答复日常事务。

· Take dictation of correspondence as required. Open and sort mail addressed to the Department Heads

根据需要履行书信要求。展现和整理邮件地址给前厅部管理层。

· Answer all incoming calls for the Department Heads and either transfer, redirect or take a message

为前厅部管理层接听所有电话，包括转接和留言。

· Maintain the cleanliness of FO Office。Advises defects on FO equipment and follow up.

维护前厅部办公室卫生，保持干净整。及时处理办公室设备出现的问题。

· Demonstrate essential overall knowledge of the organization. Understand the responsibilities of other sections and departments and co-operate with them

对于组织展示全面的基础知识。了解其他部门和区域的职责并与各部门保持合作。

上海锦江汤臣洲际大酒店，由洲际酒店集团管理，上海锦江国际集团和香港汤臣集团共同投资兴建。酒店坐落于蓬勃发展的浦东陆家嘴金融贸易区和新国际博览中心之间，地理位置优越便捷。步行仅需5分钟即可到达上海浦东地铁轨道交通换乘枢纽——世纪大道站，信步可达浦东多个主要的商场、购物中心和餐饮中心。距虹桥机场仅30分钟车程，距浦东国际机场仅40分钟车程。酒店拥有418间客房，面积超过2,850平方米的会议婚宴设施和专业的洲际宴会服务团队，2个特色鲜明的餐厅和大堂吧，是您商务和休闲的最佳选择。宏伟瑰丽的汤臣堂，方正轩昂的新亚厅，功能多样的中庭以及16个各式会议室，可为会议客人提供诸多选择。荟萃东西方美食的咖啡厅壹阶层餐厅、享誉盛名的中餐厅东方食苑、融合了上海现代印象和都市怀旧气息的777酒廊，为您提供了舒适完美的就餐选择。能享受到自然阳光的室内游泳池和24小时开放的健身中心是您放松锻炼的好去处。自1996年开业以来，我们500名员工，每年为超过数以万计的客人创造美妙的入住时光。在上海锦江汤臣洲际大酒店，我们乐于和来自世界各地的客人分享当地的文化，为客人打造特别的时刻、提供专注而真诚的服务。“做对的事、体现关爱、追求卓越、求同存异、协作共赢”是我们的企业文化。这正是来自世界各地的优秀人才选择投身上海锦江汤臣洲际大酒店工作的原因。在上海锦江汤臣洲际大酒店，我们的致胜之道至关重要：我们相信今天的全情投入造就通向美好未来的坦途。如果你是这样一位尽责的员工，你会在这里得到充分的肯定和回报。除了具有竞争力的薪酬福利，上海锦江汤臣洲际大酒店拥有更人性开放的晋升体系，确保每一位员工都有明确的职业规划。酒店定期进行薪资评审，同时着力挖掘个人潜能，提供多项职业技能和管理课程培训，工作之余，还有丰富多彩的员工活动，在这个大家庭里，我们时刻鼓励员工提出意见、分享收获、“尽炫自我”。专业+专注+热情，我们就是这样将世界各地具有才华的员工聚集到一起，共同致力于打造出“客人挚爱的杰出酒店”。如果你正是这样的人才，需要这样的机会，请加入我们，共同成长。