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Responsibilities/主要工作职责
· To follow up hotel and departmental rules and SOP.
遵循酒店、部门规章及酒店标准操作程序.
· To coordinate with Front Office, Banquet andCredit on the each booking requirement.
与前厅, 宴会及信贷部协调预定事宜
· To ensure billing instructions are correct.
确保账单说明正确性.
· Trace rooming list and deposit on its due date percontract.
跟进合同上到期日规定的定金.
· To complete monthly account production report.
完成每月客户产量报告.
· To follow-up correspondence and respond within 24hours.
追踪相关的客户资料并 24 小时内作出回答.
· Perform all secretarial functions such astyping, filing, composition of business correspondences and contracts asdirected by her immediate supervisor and handling of client phone calls in theabsence of the supervisor.
执行秘书所负责的职责,包括打字,归档,在直接上司的指导下撰写商务函件与合同,以及当上司不在时代其接听电话。
· Ensure that procedures in coordinating withother departments such as events, operations are followed.
确保与其他部门协调跟进好每个活动和业务运作。
· Monitor and implement cost control measureswith regards to fax transmissions, supplies management, photocopying and otherrelated equipment.
监控和实施成本控制措施,包括传真,供货管理,复印以及其他相关设备的费用。
· Perform all duties and responsibilities ina timely and efficient manner in accordance with established hotel policies toachieve the overall objectives of the position.
根据酒店的政策,按时并有效率的执行应有的职责和任务,实现职位所有的目标。
· Maintain the highest standards ofprofessionalism, ethics and attitude towards all hotel guests, clients, superiorsand fellow team members.
对酒店所有的旅客、来宾、上司以及同事,保持高标准的职业、道德素养和服务态度。
· Maintain total confidentiality, he/shecannot divulge either within or outside the hotel by any means any hotelinformation of any kind to anyone.
保持总体保密性,他/她不可以在酒店内外以任何形式向任何人泄露任何信息。
· Issues communications regarding salesrelated information as assigned by DOS or his/her immediate supervisor.
在销售总监或他/她的直接上司的指派下,进行与销售相关信息的交流。
· Work closely with internal customers.
与内部客户紧密合作。
· Enhance effective and prompt response tocustomer needs.
加强对客人的需求进行及时、有效的回复。
· Activate telephone and verbal exchanges tointernal departments.
在部门内部,进行电话和语音交流。
· Consistent follow up on relevant task andrelated documents.
坚持对相关任务和文件的跟进工作。
· Prompt cooperation by assisting teammembers.
通过协助团队成员表现合作精神。
· Be responsible and ensure for proper useand entry of database/information in hotel’s sales and property managementsystem (Opera, OnQ and Delphi).
负责和确保对酒店销售数据库/信息以及酒店管理系统(Opera, OnQ和Delphi)的合理权限和使用。
· Participate actively in company initiatedactivities.
积极参与酒店发起的各项活动。
· Adhere to the provisions outlined in theemployee handbook, disciplinary code and rules and regulations.
遵守酒店员工手册上的条款和规章制度。
· Establish and maintain files of majoraccounts and assists Senior Sales Manager in maintaining the accountsmanagement system.
建立和保持主要客户的文件,协助高级销售经理维护账户管理系统。
· Establish good working relationship withinthe department and with other departments.
部门与部门之间的员工应建立良好的工作关系。
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