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· 根据需要,协调并分配工作单上的工作任务给技术人员
· 日常的文秘工作,包括打字,归档、电传、传真、电话等。
· 确保及时的发送文件,信件、电传、传真、备忘录及信息等。
· 安排内部和外部的日程预约。
· 根据需要,翻译收到的电子邮件,文件及文章。 .
· 确保适当的储存保管和归档所有的合同,财务记录及能源报告等。
· 协助保存好区域文件。
· 跟进区域内其他酒店的月度报告。
· 监督工程部内的文具使用情况。
· 监督复印机的使用。
· 根据需要,协助处理与区域工程总监职责相关的所有行政事务。
· 确保所有的物品都保存在最佳条件下并准备好发放。
· 验证到货材料的数量。
· 准备并保持一份完整的库存识别标签体系,标明编号,名称、发放单位、最小和最大库存。
· 确保仓库的所有发放都根据正确填写的仓库申请单进行,所有代码数字都清楚的标注在每种物品旁并在申请单的“发放”栏中签字。
· 在将申请单复件交给物品申领人之前,记录所有的申领并记录日志。
· 在将再订购物品清单提交给工程部总监或代理人之前,根据具体数量,核查该清单。
准备每月仓库报告并遵守相关的仓库保管的会计规定。
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