招聘行政助理兼薪资员_南京上秦淮假日酒店招聘信息-最佳东方

· Day-to-day secretarial work to include typing, filing, faxes and telephone etc.

日常文秘工作包括打字，整理文件，传真和接听电话等。

· Distribution of memos, letters and other information etc.

分发备忘录，信件和其它信息等。

· Register and transfer all the documents and check them.

· 登记传递文件签收薄。审核传递文件内容。

· Translating incoming letters, documents, articles by request

必要时翻译来信，文件和文章。

· Arranging internal / external appointments

安排内外会见。

· Supervises the work of the Finance Office staff

监督办公室员工的工作

· Cooperates, coordinates and communicates with Department Heads and other inter-departmental secretaries as appropriate

必要时配合，协调各部门领导和其它部门的秘书的工作并与他们进行沟通。

· Provides pertinent information on socio-political matters

针对社会政治问题提供相关信息。

· Storing and keeping all confidential information

保存和保守所有保密信息。

· Taking minutes of Department meeting as requested

需要时为部门会议作会议记录。

· Maintains confidentiality at all times and maintains strict practice of office lock up and security of information

随时遵守保密条款，并严格执行办公室上锁和信息安全制度。

· Develops and maintains current payroll processing procedures

制定并执行最新的工资发放程序。

· Performs payroll processing and month end closing of payroll

负责发薪和月终工资封账。

· Make the salary difference schedule every month.

· 每月编制工资差异表。

· Maintains control over actual payroll performance

对实际的工资支付进行控制。

· Compares actual payroll with forecasts/budgets and reports findings to Department Heads

用实际工资额与预测或预算进行比较，然后向各部门领导汇报比较结果。

Ensure overtime claims are supported by proper approval and authorization

· 确保申报的加班附有完整的签字审批手续。

· Check the salary forecast in EFPM.

EFPM工资系统该预测审核

· Prepares input for payroll run including hours worked, terminations, adjustments, annual, sick and recreation leave

工资单输入工作包括：工作小时，离职，调薪，年薪，病假和休假。

· Check financial staffs attendance and submit attendance record and other relevant documents to HR.

每月负责部门考勤，并及时提交考勤汇总表和其他相关文件至人力资源部。

· Attend to employee enquiries in relation to pay issues

处理员工有关工资问题的询问。

Prepares manual payment for termination

为离职员工结算工资。

· Verify the leave entitlement for all leave requests prior to approval

在审批前查验所有休假申请可享有的假期长度。

· Train back up payroll officer in all manpower procedures and responsibilities

为后备工资员提供有关工作程序和职责的培训。

· Prepares monthly/yearly internal manpower analysis report

编制月度和年度內部人力分析报告。

· Reconciles automatic payroll deductions such as housing loan, superannuation payments, city ledger, etc.

· 核对工资中自动扣除的数额，如住房贷款，退休金和挂账等。

·Supervises filing of payroll reports

监督工资报表的归档。

· Journalizes payroll summary each month

每月登录工资总表。

· Supervises filing pay slips

监督工资单的归档。

· Examines year-to-date tax calculations

检查本年度截止到当日的税款的计算结果。

· Examines tax returns of the year

检查本年度的纳税申报额。

· Co-ordinates with outside data processing company as requested

按要求配合公司以外的数据处理公司的工作。

· Prepares income tax payment to Tax office and be responsible for individual income tax and its annual return.

为税务局准备所得税款。并负责个税及个税的年度申报。

· Maintains relationships with labor offices to ensure rates of pay are correct and current and maintains current copies of labor agreements (Awards) for all positions

与劳动局保持良好的关系，确保准确的支付工资，保存所有职位的最新的劳动协议(奖励协议)。

· Engages in competitor surveys at request of Supervisor

在上级领导要求下填写竞争对手调查表。

· Coordinates with other departments as necessary

需要时配合其它部门的工作。

· Conducts training to staff on time sheet completion and other payroll related information

为员工提供如何填写工时单和其它与工资相关信息的培训。

· Maintains the utmost confidentiality and discretion when handling business affairs

在处理业务时最大限度的保守机密并小心谨慎。

· Manage and distribute all coupons and cards.

各类礼券和卡的管理和发放。

· Manage cheque, money order and receipt.

支票、电汇单及收据的管理。

· Manage training agreement and check the dues-deduction of departed staff.

培训协议的管理及离职员工培训协议扣款情况的审核。

· File all the memorandums about financial department and P&P、SOP and scan them.

部门及涉及财务部Memo的整理归档、P&P、SOP的整理归档扫描工作。

· Manage all the Hotel’s licenses, including using registration and expire warning.

酒店证照管理、领用登记、每月到期提醒事项。

· Follow up insurance claims and prepare relevant documents.

理赔保险的事项跟进、资料的准备。

· Complete Industrial and commercial annual report declaration before June 30th every year.

每年6月30日及时在网上申报工商年报。

· Submit purchase order and receive goods every month.

月度部门采购单下单及收货。

· Manage financial department’s property, including fixed assets and office products check.

部门资产管理，包括固定资产盘点及办公文具盘点及管理。

· Register gifts and entertainment and train staffs about it.

礼品款待登记及培训。

aCCOUNTABILITY责任范围

Number of employees supervised –

管理的员工

Direct N.A.

直接无

Indirect N.A.

间接无

Annual Operating Profit/Payroll Budget –

年度经营利润和薪金预算

· N/A

无

Key Metrics –

主要绩效指标

· Meeting of Deadlines

· 按时完成工作

· Completion of Assigned Tasks

· 完成分配给的工作的情况

· Salary distribution

工资发放

· Individual income tax declaration.

个税申报

· Coupons and value cards management

礼券、储值卡的管理情况

· Cheque, money order and receipt management

支票、电汇单及收据的管理。

· Insurance claims and relevant items

保险理赔相关事项

· License management

证照管理事项

Decision Making Responsibilities (Decision Rights) –

决策职责(决策权)﹣

· N/A

无

QUALIFICATIONS AND REQUIREMENTS任职要求

Required Skills –

技能要求

· Communication skills are utilized a significant amount of time when interacting with others; demonstrated ability to interact with customers, employees and third parties that reflects highly on the hotel, the brand and the Company.

· 拥有在与他人交往时大多数时间所使用的沟通技能；完全代表酒店，品牌和公司与顾客，员工和第三方交往的能力。

· Proficient in the use of Microsoft Office

· 精通微软办公软件

· Good writing skills

· 良好的写作技能

Qualifications –

学历

· Diploma or Vocational Certificate in Accounting or related field.

· 具有会计或相关的毕业证书或职业证书

Experience –

经验

· 2 years of relevant experience or an equivalent combination of education and work-related experience.

· 2年相关工作经验或与此相当的教育与工作经验结合的背景

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