库管员义务与职责:
按照饭店的规章制度和工作程序,保质保量、按时完成工作任务。
对库存的所有变动,必须要有完整及保存良好而准确的记录。
与成本会计、使用部门一同研究每种货品的“最高及最低存量”,待财务总监批准后切实执行。
补充库存时需填写采购申请单,采购部购进后,会同收货员一同验货、运抵库房,尽快存放在预定及适当的地方,并在存货卡片上登记。
特殊情况下使用部门退库时需填写退库单,并敦促采购部与供应商协商处理。
对外发货时必须按照饭店规章制度和工作程序的要求执行。
每月进行自查盘点,确保账实相符。
每月编制“缓慢流通货品”报表,报财务总监审阅。
应付账款会计义务与职责:
对比供应商文件,处理和匹配发票并递送与采购订单相对应的票据。
确保“三项匹配”即一份被正确认可的采购文件、一份被正确签署的收货文件、上述两份文件必须与供应商提供的发票相匹配。收到发票后,签署“发票已收回执”交供应商,供应商取支票时交回该回执。
审阅收货报告,检查总分类账的编码是否正确并确保发票被正确汇总。
核对供应商结账单。
核对收货报告和存货。
核对应付账款系统输入信息。
每周准备支票要符合认可管理程序。支票必须由独立于应付账款职能的员工对外发放。
每月按饭店记录核对供应商结账单,追查任何有出入的地方。
维持有效的文档系统。未付款的供应商发票按供应商编码排列,已付款的供应商发票按付款的月份排列。记录必须保存十年以备审计和税务检查之用。
制作和审阅每月应付账款分配报告,完成应付账款月末结算。