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岗位描述：
职位: 秘书及仓管员
直接上司: 工程总监
对工程总监负责，提供一个干净、有组织、有效率的办公室行政管理。对所有记录、文件、资料做好存档工作。做好维修工作单的收发、记录、跟进。协助工程总监工作安排、组织日常会议及工作，合理安排日程。帮助协调其它班组完成相关文字工作。提供完整的秘书支持并对所有的事情严格保密。
 
职责:
 
1. 办公室行政管理
1.1 接听电话，记下留言或根据当时情况处理
1.2 发送、接收、收集及分发信件和邮件
1.3 检查以保证设备每天良好、有序的运转
1.4 根据办公需要填写领货单
1.5 保持区域的干净整洁
 
2.  维修申请单
1.1 把收到的维修申请单，尤其是属紧急申请的维修单发到相关的班组并迅速进行维修。并及时跟进维修单的状态，保证维修单按要求高标准的完成。
 
3. 存档和记录管理
3.1 对所有记录、文件、资料建立并维持一个整齐有序的档案系统以便文件归档存放。
3.2合同管理
帮助审核所有合同条款，并跟进付款、续约、归档。
 
4. 秘书职责
4.1保持及每日对设备数据进行更新
4.2会议记录
4.3协调部门来访者的访问
4.4 员工考勤、加班、休假记录
4.5相关财务报表
 
5. 仓库管理
 
5.1 保证工程仓按程序及规定进行零配件及工具设备的收发工作，并做好详细记录。
5.2 按已建立的存量，按量准备采购单。并保证工程仓内相关工具及设备随时处于充足及完好状态。保证在仓库中有足够的备用件，但只维持适当储存量，以消除低流通物品情况出现。同时根据到货周期进行合理安排采购。
5.3 保持仓库整洁、对仓库备品备件进行合理有序分类。
5.4 每月底与财务部进行库存结算和盘点，并提交报表给予工程总监审核。
 
6. 维修申请单
6.1 把收到的维修申请单，尤其是属紧急申请的维修单发到相关的班组并迅速进行维修
6.2 按已建立的存量，按量准备采购单。协助工程总监审批采购单。
6.3 保证工程仓按程序及规定进行零配件及工具设备的领用记录工6.4 协助每月底与财务部进行库存结算。
 
7.内部关系与沟通                                             
7.1 与同事保持良好的关系，建立良好的团队精神
7.2 协助相关部门解决问题
 
8. 培训
8.1积极参加培训学习并应用相关技术，并对其它相关员工进行定期培训。如英语、电脑等。

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