一、核心行政与事务管理
1. 日程管理
· 统筹安排行政总裁的日常行程,包括会议、差旅、商务活动等。
· 提前准备日程提醒、相关材料及背景信息。
· 负责差旅的全程安排,包括酒店、交通等。
2. 会议协调
· 安排集团内部及外部会议,协调参会人员时间,预订会议室。
· 准备会议议程、材料,做好会议纪要并跟踪决议事项的落实。
3. 文档处理
· 起草、编辑、整理公司文件、报告、信函及演示文稿。
· 管理机密文件,确保信息安全和保密性。
· 建立并维护电子及纸质档案系统,确保重要文件有序存储、快速检索。
· 保管会议纪要、合同、重要信函等,确保合规性和可追溯性。
4. 专项工作
· 配合人力资源部门推进集团组织架构、组织梳理工作。
· 协助制定集团的年度培训与学习计划,统筹培训资源,跟进学习成果。
· 协助总裁对一线巡店或运营巡查,了解现场运营状况,收集信息,汇总反馈。
· 协助总裁推动集团的品牌宣传,做好媒体日常内容维护与企业公众号内容运营。
· 参与筹备公司重大活动,如年会、庆典、高管论坛等。
二、沟通与协调
1. 内外部联络
· 作为行政总裁与内外部(如董事会、高层团队、部门员工、客户、合作伙伴等)沟通的桥梁。
· 高效处理来电、来函及来访事宜,确保信息准确传达。
2. 信息传递
· 及时向相关部门传达行政总裁的指示或决策,并跟进执行情况。
· 汇总各部门信息,为行政总裁提供决策参考。
三、关键能力要求
· 保密意识:能处理敏感信息,严守商业机密。
· 抗压能力:适应快节奏、多任务的工作环境。
· 专业素养:具备优秀的商务礼仪、语言表达及文书能力。
· 技术技能:熟练使用办公软件(如Office套件)、会议系统及档案管理工具。
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